今回の記事では、秘書検定において必要とされる「秘書に必要な資質について」書いていこうと思います。
秘書に必要な資質について
・心構えと能力
秘書に必要とされるものは際限なく存在するが、とりわけ重要なものが「心構え」と「能力」である。今回は、この二つの事柄について説明をしていく。
また、前提として自己管理と態度は秘書として必要なものである。具体例をそれぞれ挙げていくと以下のようになる。
自己管理について
・金銭的管理
・体調管理
・感情管理
・時間管理
態度について
・礼儀正しい挨拶
・正しい言葉遣い
・相手を意識した節度ある態度
・新しい事柄に対して積極的に取り組む姿勢
心構えについては、あくまでも秘書検定における「秘書」としての心構えが求められる。秘書検定にいう秘書とは、一言でいえば「上司の補佐役」というものである。
秘書検定では主に四つの事柄を理解する必要がある。具体的には以下の通りである。
・秘書としての職域を超えないこと
・人間関係のパイプ役となること
・上司に指示された仕事を確実にこなすこと
・上司の意向に沿って仕事をすること
次に秘書に求められる能力について説明していく。これも具体的に列挙していく。
・判断力
・記憶力
・行動力
・表現力(ＴＰＯに合った適切な表現をする能力。)
最後に暗記をする必要性までは感じないが、秘書として求められる人柄についても列挙していく。基本的には、良識をもって、接遇を心掛けておけば問題はないように思われる。なお、接遇とは、「相手が感じが良いと思うような言葉遣いや相手に満足を提供する行動のこと」をいう。
・誠実である
・協調性がある
・素直である
・責任感がある
・謙虚さがあるetc
秘書に関する職務知識
秘書にはいくつかの種類が存在するが、秘書検定における秘書とは、「上司の身の回りの世話や雑務を引き受ける秘書」のことである。では、このような秘書の業務とは何だろうか。それは大きく定型業務（通常の業務）と非定型業務（予定外の事態に対する業務）に分類される。それぞれ列挙していくと以下のようになる。
—定型業務
・日程の管理
・来客や電話の対応
・出張事務手続き
・環境整備
・文書事務
・会議・会合の準備
・取引先などとの交際業務
・経理事務
・情報管理
・上司の身の回りの世話
―非定型業務
・予定外の来客対応
・新人秘書の研修
・人事異動に伴う引継ぎ
・マスコミ対応 etc
秘書検定における秘書の性質上、その職務においては一定の限界が存在する。例えば、上司の部下は秘書の部下ではないので、直接指示を出すことは不適当であるし、また、経営に参画するのは上司の役割であるので、経営に関し秘書が上司に指示することは不適切である。
また、秘書の業務の優先順位に関しては緊急でかつ重要な案件から手を付けるべきである。優先順位に迷った場合は自己で判断するのではなく、上司の判断を仰ぐのが正しいやり方である。